Effektiv? Jeg? Spørsmålet er plagsomt. Jeg vil være effektiv, men er usikker på hvordan det står til.

Hadde jobben bestått av å produsere et antall kg pr time, ville jeg vært mer sikker på svaret. Forrige uke reiste jeg Oslo-Bergen-Oslo-Stavanger-Oslo-Aalborg-Aarhus-Skive- Aarhus-Aaalborg-Oslo, deltok på forskjellige møter, skrev blogg, laget podcast og jogget tre ganger 45 minutter.

Travel, men har likevel en uggen følelse av ikke å være like effektiv som jeg burde. En følelse av ikke å prestere skaper stress, og på sikt, tar det knekken på selvtilliten hos de fleste. Hvorfor er vår effektivitet så til de grader utfordret, nå som vi har flere hjelpemidler enn noensinne? I følge boken «The one thing» kaster vi bort en tredjedel av arbeidstiden fordi vi blir avbrutt, forstyrret, hindret eller satt i pausemodus.

Jeg skriver denne bloggposten fordi jeg mener «bløtdyret» effektivitet fortjener å bli løftet opp på bordet, fordi vår effektivitet er under angrep. Den er viktig for forbedring og fornyelse og truer vår mestringsfølelse. Ofte snakker vi om effektivitet i produksjons- og salgsavdelingene våre: for eksempel kg / liter per time, kundeservicegrad, antall salg fra butikkhylla av det enkelte produkt og antall klager, men sjeldnere snakker vi om effektivitet i organisasjonen som helhet, og om effektiviteten blant oss som ikke er direkte knyttet til vareforsyningen. Det mener jeg vi i større grad bør gjøre.

Ligger din effektivitet nedtegnet i ditt DNA?

Hvis effektivitet lå i genene og var en medfødt begavelse, i likhet med musikalitet, burde det fremkommet i personligheten. Jeg har ikke møtt et menneske med en effektiv personlighet – har du? Effektive mennesker kan være svært forskjellige – akkurat som leger, lærere og meierifolk kan være ulike. For meg virker det som om effektivitet er en vane, og en vane kan jo læres. Når jeg tenker på hvor praktisk det er å være et effektivt menneske, synes jeg det er uforståelig at effektivitet ikke er et fag i skolen.

Hva er egentlig et effektivt menneske?

Et effektivt menneske ønsker å få noe gjort, og det spør seg selv og andre om hva det kan bidra med, gjerne for at andre skal lykkes. Når trenger du mitt bidrag, hvordan og i hvilken form? Det effektive menneske kommer på jobb for å gjøre andre gode, og fellesskapet ønsker å bruke dets bidrag. Det effektive menneske er ikke opptatt av å få rett, det har fokus på å bidra til å få til noe sammen med andre, noe som det alene ikke kunne prestere.

Å spørre om hva du selv kan bidra med, gjør at du retter fokus utover og mot ubrukte muligheter. Om du ikke stiller deg dette spørsmålet, sikter du for lavt. En organisasjons langsiktige liv er avhengig av interne og eksterne bidragsytere som vil og kan bidra. Om virksomheten bare vedlikeholder dagens prestasjoner og målsetning har den mistet tilpasningsevnen.

Man kan ikke ansette en hånd – det følger alltid et helt menneske med. Et menneske har alltid sterke og svake sider. For å bygge en organisasjon for fremtiden må all disponibel styrke – alle sterke sider utnyttes. Etter min mening er det å konsentrere seg om menneskers svakheter og forsøke å forbedre disse, sløseri med menneskelige ressurser. På den måten kan du slukke en «ildsjel». Et effektivt menneske fokuserer på sine og andres sterke sider. Det passer godt med det ønsket om å være seg selv, i en lystbetont jobb. Er det ikke da du fungerer som best da?

Etter hva, kommer hvordan? I det følgende foreslår jeg tre måter å bli mer effektiv på:

  • Fang tiden
  • En og en ting
  • Å gjøre ingenting

Fang tiden!

I min barndom, var det enkelt å disponere tiden, fordi tidsbruken ble bestemt av en annen enn meg – min mor: «nå må du stå opp», «nå er det frokost», «nå må du gå på skolen», «nå må du spise middag», «nå må du gjøre lekser», «nå må du legge deg», «nå må du sove». Et uvanlig slitsomt, men enkelt nå-må-du-regime. Min mor utøvde denne suvereniteten i all offentlighet. Jeg kjenner at jeg, mer enn 50 år etter, blir flau over å tenke på hvordan hun utøvde sitt styre og stell. Tenk deg, på 60-tallet, da det ikke fantes noen smarttelefoner, ble ungene ropt inn (hjem). Utrolig pinlig, midt under en viktig fotballkamp på løkka, som førstemann, å bli ropt etter. Ikke bare det at jeg ble ropt inn, men årsaken til innkallingen ble også oppgitt: «Bent, nå må du komme hjem å legge deg!» Grøss, sier jeg, men effektiv tidsstyring var det.

I dag, når jeg ikke lenger er trellbundet av min mors tidsstyringsregime, men har PC, Ipad, smarttelefon og smartklokke til hjelp for å få tiden til å strekke til, kommer jeg stadig i tidsnød. Jeg må innrømme at tiden stadig «flyr», uten at jeg bestandig vet hvor den ble av. Noen ganger renner den bort i «pink work» eller på norsk, b.k.t – aktiviteter (bortkastet tid). Hva er det som skjer?

Bilde av Bent foran PC med post-it-lapp som sier ikke forstyrr

En årsak kan være at jeg «svitsjer» for mye. Folk som har forsket på fenomenet effektivitet påstår at vi kaster bort en tredjedel av tiden vår på å «svitsje» mellom oppgaver. Observasjoner, gjengitt i boken «The one thing», tyder på at vi blir forstyrret hver 11. minutt. En pop-up, kollega tar kontakt, e-poster eller nyhetsmeldinger plinger inn på smarttelefonen. Ikke nok med det, men vi blir flere ganger avbrutt av at samme melding: “venter ny kulderekord” plinger inn samtidig fra flere medier: smarttelefon, smartklokke, Ipad og PC.

Da jeg skrev denne bloggposten mottok jeg den nyheten 12 ganger. En nyhet som jeg ikke hadde behov for, fordi jeg nettopp hadde gått ute og kjent på kulda. Noen ganger lurer jeg på om ordet ‘smart’ er litt villedende. Vi venner oss til at «sånn er det bare» – avbrytelser er en naturlig del av livet.
Et effektivt menneske ‘svitsjer’ ikke med tiden og er påpasselig med å holde antall pop-up`s, enten det er kollegaer, varslinger på smarttelefonen eller plutselige oppgaver, på et lavt nivå.

Èn og èn ting

Jeg husker fra ungdomstiden at jeg var en mester til «fleroppgavekjøring» (multitasking). Det var for eksempel ikke noe problem å gjøre lekser mens jeg hørte på høy musikk. Jeg tenkte at det å gjøre flere ting samtidig stimulerte hjernen. Problemet mitt var at jeg ikke klarte å dokumentere denne sammenhengen da min mor og jeg, et par ganger i året, gjennomgikk karakterboken min. En av rockebandene som skulle gi denne karakter-«boosten» var Slade. De sang : «I’m far, far away with my head up in the clouds”. Sånn i ettertid ser jeg faktisk tekstene deres som sannferdige, det var bare jeg som ikke hørte godt nok etter, der jeg satt og gjorde lekser med hodet oppe i skyene, langt, langt bort fra det jeg egentlig skulle holde på med.

Platesamling

Effektive mennesker gjør det viktigste først, og de gjør bare en ting om gangen. Jeg tror ikke jeg kjenner et menneske som kan gjøre flere parallelle oppgaver godt. Hvis den viktigste oppgaven er den viktigste oppgaven, hvorfor da prøve å gjøre noe annet samtidig? Det sies at det å snakke i smarttelefon mens du kjører bil reduserer vårt fokus med 40%, det samme som skjer om vi kjører i beruset tilstand. Hvorfor er da «fleroppgavekjøring» så populært (ordet multitasking har 21,3 millioner treff på Google), når det kan sammenlignet med å gjøre oppgaver i beruset tilstand?

Gjennomsnittlig flyr det cirka 4.000 idéer inn og ut av hodet i løpet av en dag, og da er det lett å forstå hvorfor vi synes «fleroppgavekjøring» er attraktivt. Dersom vi får en ny tankeretning hvert 14. sekund, med tilhørende invitasjon til å skifte retning, er det opplagt at vi forsøker å gjøre flere ting på en og samme gang.

Et effektivt menneske gjør èn og èn oppgave, beholder fokus og gjør oppgaven godt. Jeg har aldri hørt noen beklage en godt gjennomført oppgave.

Å gjøre ingenting

Wikipedia skriver: «Hvorvidt det faktisk finnes et absolutt ingenting er betenkelig. Det er et paradoks at ingenting faktisk også er noe.» Ingenting kan forandre livet ditt. «Før kjøpte jeg en mengde ting, men nå har jeg gått over til å kjøpe ingenting». Noen ganger da jeg manglet en løsning på et problem eller en idé, gjorde jeg ingenting og plutselig kommer løsningen eller idéen. «Å gjøre ingenting» er et gratis hjelpemiddel som verken trenger smarttelefon eller smartklokke for å brukes. Verktøyet er bare smart: det er ikke avhengig av oppladet batteri, WiFi eller påkobling til smartApp! I tillegg er det er ingen som ser om du er påkoblet eller ikke! Du må heller ikke dele det du finner ut med noen, om du ikke vil.

Det er bare å teste ut!

Ble DU inspirert til å ta enda et tak i «bløtdyret» effektivitet?
Om du vil ha flere praktiske tips, anbefaler jeg boken til Cecilie Thunem-Saanums: «Tid til alt! – gjør mer av det du tror på”!

Kilder som jeg har lånt tankestoff fra:
• The effective Executive (1966) Peter F. Drucker
• Changing the way we work (1997) R.Merdith Belbin
• The one thing (2013) Garry Keller og Jay Papasan
• Tid til alt – gjør mer av det du tror på (2015) Cecilie Thunem-Saanum.